Advokátní kancelář

AKAV_LOGO__BLUE_GREEN_ON_WHITE-removebg-preview (1)

ZÁSADY ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Jaký je účel těchto zásad?

Účelem těchto zásad je v souladu s příslušnými právními předpisy, zejména v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679 ze dne 27. 4. 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů (dále jen jako „GDPR“), poskytnout subjektům údajů úplné informace o zpracování jejich osobních údajů ze stany mé advokátní kanceláře.

Co tyto zásady vysvětluji?

Tyto zásady vysvětlují zejména:

SPRÁVCE ÚDAJŮ

Co to je to správce údajů?

Správcem údajů se obecně rozumí subjekt, který sám nebo společně s jinými určuje účely a prostředky zpracování osobních údajů, zpracovává osobní údaje a odpovídá za toto zpracování.

Kdo je správcem Vašich osobních údajů?

Pro účely těchto zásad je správcem osobních údajů zde vyjmenovaných subjektů údajů samozřejmě moje advokátní kancelář.

Tedy:

Mgr. ANNA VEJMELKOVÁ, advokát 

IČO: 03827232

se sídlem: Národní obrany 789/49,

160 00 Praha 6

email: advokat@vejmelkova.cz

telefon: +420 731 150 576

Máte-li zájem o mé právní služby, nejvhodnějším způsobem, jak mě oslovit, je napsat mi na e-mal advokat@vejmelkova.cz a uvést alespoň ve stručnosti, čeho by se Vámi poptávané služby měly týkat.

V e-mailu zároveň uveďte způsob komunikace, který preferujete (emailová komunikace, telefonní komunikace).

Na Vaše e-mail zpravidla zareaguji do 24 hodin, nejsou-li dány jiné objektivní překážky (například nemoc, dovolená, atd.)

OSOBNÍ DATA A ROZSAH JEJICH ZPRACOVÁNÍ

Co je to osobní údaj?

Osobními údaji se rozumí veškeré informace o identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě, identifikovatelnou fyzickou osobou je fyzická osoba, kterou lze přímo či nepřímo identifikovat, zejména odkazem na určitý identifikátor, například jméno, identifikační číslo, lokační údaje, síťový identifikátor nebo na jeden či více zvláštních prvků fyzické, fyziologické, genetické, psychické, ekonomické, kulturní nebo společenské identity této fyzické osoby znamená fyzickou osobu, ke které se osobní údaje vztahují, jde tedy zejména o naše klienty, spolupracující advokáty, zaměstnance, dodavatele a další subjekty.

Co jsou to citlivé osobní údaje?

Citlivými osobními údaji se rozumí speciální kategorie osobních údajů, která zahrnuje údaje o rasovém či etnickém původu, politických názorech, náboženském nebo filozofickém vyznání, členství v odborech, údaje o zdravotním stavu, sexuální orientaci, genetické a biometrické údaje.

Jaké údaje zpracovávám?
(rozsah zpracování osobních údajů)

Mezi osobní údaje, které standardně zpracovávám patří následující údaje (uvedený výčet je demonstrativní a nevylučuje zpracování i dalších osobních údajů, které nám poskytnete):

dentifikační údaje: akademický titul, jméno, příjmení, datum narození a podle okolností i jiné (např. povolání nebo pracovní zařazení, číslo OP, číslo pasu, číslo ŘP, IČO, DIČ, číslo bankovního účtu, apod.).

Kontaktní údaje: adresa bydliště, adresa pracoviště, telefonní číslo, e-mailová adresa, ID datové schránky.

Fotografie: v případě některých klientů jako součást důkazního materiálu, v případě spolupracujících advokátů fotografie na webových stránkách mé advokátní kanceláře.

Citlivé údaje: dle povahy konkrétního případu mohu zpracovávat i citlivé údaje klientů či spolupracujících advokátů (např. údaje o členství v odborové organizaci či údaje o zdravotním stavu).

Údaje týkající se trestní činnosti: tyto údaje zpracovávám ve vztahu k některým klientům dle povahy konkrétního případu (např. údaje ve výpisu z rejstříku trestů, údaje v trestním spisu).

Kde osobní údaje získávám?

Osobní údaje subjektů údajů zpravidla získávám z následujících zdrojů:

  • přímo od subjektů údajů,

  • od klientů,

  • od orgánů veřejné moci,

  • od protistrany či zástupce protistrany v případě sporu klienta,

  • z veřejně přístupných zdrojů (veřejné rejstříky, veřejné evidence či seznamy, informace veřejně dostupné na internetu, které subjekt údajů sám o sobě zveřejňuje).

PRÁVNÍ ZÁKLAD A ÚČEL ZPRACOVÁNÍ

V jakých případech osobní údaje zpracovávám?

Advokátní kancelář zpracovává osobní údaje subjektů údajů v následujících případech:

  • v souvislosti s poskytováním právních služeb klientům,

  • v souvislosti s kooperací se spolupracujícími advokáty.

Jaky je právní základ zpracování osobních údajů?

Osobní údaje zpracovávám na základě níže uvedených právních důvodů (pro větší přehlednost jsou jednotlivé právní důvody zpracování uvedeny vždy ve vztahu k jednotlivým kategoriím zpracovávaných osobních údajů – jednotlivé právní důvody zpracování se mohou v některých případech překrývat):

Jaký je účel zpracování osobních údajů?

Osobní údaje zpracovávám za níže uvedeným účely (pro větší přehlednost jsou jednotlivé účely zpracování uvedeny vždy ve vztahu k jednotlivým kategoriím zpracovávaných osobních údajů – jednotlivé účely zpracování se mohou v některých případech překrývat):

PŘÍJEMCI & ZPRACOVATELÉ ÚDAJŮ

Co se rozumí příjemcem osobních údajů?

Příjemcem osobních údajů se rozumí každá fyzická nebo právnická osoba, orgán veřejné moci nebo jiný subjekt, kterému jsou osobní údaje poskytnuty.

Co se rozumí zpracovatelem osobních údajů?

Zpracovatelem osobních údajů se rozumí každá fyzická nebo právnická osoba či jiný subjekt, který pro mě zpracovává osobní údaje pro mou kancelář a na základě mých pokynů (tedy zpracovává osobní údaje jmým jménem).

Kdo je příjemcem údajů?

Obvykle předávám, resp. můžu předávat (pouze některé) osobní údaje subjektů údajů těmto příjemcům:

  • orgánům veřejné moci (např. soudy, správní orgány, orgány činné v trestním řízení), v případech, kdy tak stanoví právní předpisy, anebo v případech, kdy je tak dáno samotnou smlouvou o poskytování právních služeb (zejména účel poskytování právních služeb, Vaše potřeby, případně pokyny),

  • dalším subjektům, pokud to je nezbytné pro ochranu práv (např. pojišťovnám při uplatnění pojistného nároku),

  • poskytovatelům služeb nezbytných pro výkon mé advokátní činnosti či pro zvyšování kvality mnou poskytovaných služeb a dále poskytovatelům zajišťujícím mi jiné činnosti či služby (např. účetní a daňoví poradci, poskytovatelé IT služeb, překladatelská agentura, serverové, webové, cloudové nebo IT služby, poskytovatelé právnických systémů apod.). K těmto účelům vybírám pouze důvěryhodné subjekty, které jsou ve vztahu k nakládání s osobními údaji smluvně vázány povinností mlčenlivosti, jakož i k dalším povinnostem k ochraně osobních údajů ve smyslu příslušných právních předpisů.

ZPŮSOB ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Co znamená zpracování osobních údajů?

Zpracování osobních údajů znamená jakoukoliv operaci nebo soustavu operací s osobními údaji nebo soubory osobních údajů, jako je např. shromáždění, zaznamenání, uspořádání, uložení, přizpůsobení nebo pozměnění, vyhledání, nahlédnutí, použití, zpřístupnění přenosem, šíření nebo jakékoliv jiné zpřístupnění, seřazení, omezení, výmaz, zničení.

Jakým způsobem osobní údaje zpracovávám?

Ke zpracování osobních údajů subjektů údajů dochází zpravidla v elektronické formě prostřednictvím výpočetní techniky. Kromě toho ve výjímečných případech rovněž v listinné formě manuálním způsobem. 

Za tímto účelem mám implementovány vhodné technicko-organizační opatření k zajištění ochrany osobních údajů, které zpracovávám, zejména opatření, aby nemohlo dojít k neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k těmto osobním údajům, k jejich změně, zničení, ztrátě, neoprávněným přenosům, k jejich neoprávněnému zpracování, jakož i k jinému zneužití osobních údajů (např. šifrování, zabezpečení přístupu heslem, bezpečnostní software, uchovávání v uzamčených skříních či prostorech, přístup povolen pouze vybraným osobám, které osobní údaje nevyhnutně potřebují k plnění výše uvedených účelů zpracování). 

Veškeré osoby, kterým mohou být tyto osobní údaje zpřístupněny, respektují právo subjektů údajů na ochranu soukromí, jsou vázáni povinností mlčenlivosti a jsou povinny postupovat dle právních předpisů týkajících se ochrany osobních údajů. 

Rovněž požaduji, aby poskytovatelé mých datových úložišť splňovali příslušné standardy průmyslového zabezpečení.

Automatiozované rozhodování a profilování

U subjektů údajů nedochází v rámci zpracovávání jejich osobních údajů k automatizovanému rozhodování ani profilování.

DOBA ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Jak dlouho osobní údaje zpracovávám?

Osobní údaje zpracovávám pouze po dobu nezbytně nutnou k plnění účelu, pro který byly shromážděny nebo po dobu stanovenou příslušnými právními předpisy.

Některé údaje jsou uchovávány pouze po dobu trvání smluvního vztahu se subjektem údajů a po skončení tohoto vztahu jsou zlikvidovány (např. fotografie spolupracujících advokátů).

Další údaje jsou uchovávány i určitou dobu po skončení smluvního vztahu, a to zejména v souvislosti s dodržováním povinností vyplývajících z právních předpisů. Jedná se zejména o archivační lhůty vyplývající z příslušných právních předpisů, kdy určité dokumenty, včetně osobních údajů v nich uvedených, se musí archivovat po pevně stanovenou dobu (např. klientské spisy po dobu 5 let od ukončení poskytování právních služeb).

Některé osobní údaje či  dokumenty obsahující osobní údaje uchovávám v nezbytném rozsahu a po nezbytně nutnou dobu rovněž pro účely uplatňování a hájení svých právních nároků (oprávněných zájmů), zejména k vymáhání právních závazků, řešení vzájemných sporů atd. Zpravidla tyto údaje uchovávám po dobu trvání promlčecích lhůt podle obecně závazných právních předpisů (3 až 15 let).

Některé osobní údaje či  dokumenty obsahující osobní údaje však uchovávám dokonce na dobu neurčitou, resp. po dobu výkonu mé advokátní činnosti, a to zejména v souvislosti s plněním povinností vyplývajícíh z příslušných právních předpisů týkajících se výkonu advokacie. Jedná se zejména veškeré údaje umožňující mi vyhodnotit například potencionální střet zájmů ve smyslu ustanovení § 19 odst. 1 písm. a) zákona o advokacii (důvod pro odmítnutí poskytnutí právních služeb).

Jakmile uplyne doba, po kterou jsou osobní údaje subjektů údajů uchovávány pro konkrétní účel, osobní údaje anonymizuji či je zcela vymaži z vlastních databází a informačních systémů a papírové dokumenty obsahující osobní údaje skartuji.

PRÁVA SUBJEKTŮ ÚDAJŮ

Jaké máte práva?

Ve vztahu k mnou prováděnému zpracování údajů Vašich osobních údajů máte především následující práva:

Ve výjimečných případech máte právo odvolat souhlas.

Právo na přístup

Subjekt údajů má přístup ke všem osobním údajům, které o něm zpracovávám.

V této souvislosti má subjekt údajů zejména právo získat informace o tom, zda zpracovávám jeho osobní údaje, a pokud ano, o jaké údaje se jedná a jakým způsobem jsou zpracovávány.

V případě, že o to subjekt údajů požádá, poskytnu mu kancelář kopii těchto údajů ve strukturovaném formátu do jednoho měsíce od žádosti, za podmínky, že předáním těchto informací nebudou nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob (není tedy ve všech případech možné poskytnout informace, které jsou např. předmětem obchodního tajemství, duševního vlastnictví nebo autorského práva, informace, které tvoří mé know-how a/nebo know-how třetích osob – např. poskytovatelů software, i když souvisejí se zpracováním osobních údajů subjektu údajů, který podal žádost o přístup k těmto údajům).

Jestliže subjekt údajů podává žádost v elektronické formě, poskytnou se informace v elektronické formě, která se běžně používá, pokud subjekt údajů nepožádá o jiný způsob poskytnutí.

Pro uplatnění Vašeho práva na přístup k osobním údajům můžete využít následujícího formuláře:

Právo na opravu

Subjekt údajů má také právo, aby správce údajů bez zbytečného odkladu opravil na jeho žádost nepřesné osobní údaje, které se ho týkají. Neúplné osobní údaje má subjekt údajů právo kdykoli doplnit.

V případě, že mě o tom subjekt údajů informuje nebo mě o to požádá, opravím/aktualizuji nepřesné/neaktuální osobní údaje, a to bez zbytečného odkladu.

Pro uplatnění Vašeho práva na opravu osobních údajů můžete využít následujícího formuláře:

 

Právo na výmaz („právo být zapomenut“)

Právo na výmaz osobních údajů představuje jinými slovy vyjádřenou povinnost správce údajů zlikvidovat osobní údaje, které subjetku údajů zpracovává, pokud jsou splněny určité podmínky a subjekt údajů o to požádá.

Osobní údaje subjektů údajů budou bez zbytečného odkladu vymazány po naplnění jednoho z následujících důvodů:

  • osobní údaje již nejsou potřebné pro účely, pro které byly zpracovávány,

  • subjekt údajů odvolá souhlas, pokud byly osobní údaje zpracovávány na základě tohoto souhlasu a neexistuje žádný další právní důvod pro zpracování,

  • subjekt údajů vznese námitku proti zpracování a neexistují žádné převažující oprávněné důvody pro zpracování,

  • osobní údaje byly zpracovány protiprávně,

  • osobní údaje byly shromážděny v souvislosti s nabídkou služeb informační společnosti (tedy např. prostřednictvím webového kontaktního formuláře),

  • osobní údaje musí být vymazány za účelem splnění právní povinnosti stanovené právem Evropské unie nebo právním řádem České republiky.

Osobní údaje nelze vymazat, pokud je zpracování nezbytné pro plnění právních povinností nebo pro uplatnění a hájení právních nároků.

Pro uplatnění Vašeho práva na výmaz můžete využít následujícího formuláře:

Právo na omezení zpracování

Subjekt údajů má právo, aby správce správce údajů v určitých případech omezil zpracování jeho osobních údajů.

Zpracování osobních údajů subjektu údajů bude omezeno v těchto případech:

  • subjekt údajů popírá přesnost osobních údajů, a to na dobu potřebnou k tomu, abych mohla přesnost osobních údajů ověřit,

  • zpracování je protiprávní a subjekt údajů odmítá výmaz osobních údajů a žádá místo toho o omezení jejich použití,

  • osobní údaje již  nepotřebuji pro účely zpracování, ale subjekt údajů je požaduje pro uplatnění nebo hájení právních nároků,

  • subjekt údajů vznesl námitku proti zpracování, a to dokud nebude ověřeno, zda mé oprávněné důvody pro zpracování převažují nad oprávněnými důvody subjektu údajů.

Omezení zpracování tedy znamená, že zatímco údaje jsou stále uchovávány, nebudou moci být jinak zpracovávány, dokud nebude možné omezení zrušit. V případě, že je tedy zpracování osobních údajů omezeno, budou tyto osobní údaje zpracovávány pouze se souhlasem subjektu údajů, nebo z důvodu uplatňování nebo hájení právních nároků, z důvodu ochrany práv jiné fyzické nebo právnické osoby nebo z důvodů důležitého veřejného zájmu.

O zrušení omezení zpracování osobních údajů informuji subjekt údajů předem.

Pro uplatnění Vašeho práva na omezení zpracování osobních údajů můžete využít následujícího formuláře:

Právo na přenositelnost

Právo na přenositelnost údajů dává subjektu údajů možnost získat osobní údaje, které správci údajů poskytl, v běžném a strojově čitelném formátu.

Jestliže o to subjekt údajů požádá a je-li to technicky proveditelné, mohu předat jeho osobní údaje přímo jinému správci, a to v běžně používaném, strojově čitelném formátu.

Pro uplatnění Vašeho práva na přenositelnost můžete využít následujícího formuláře:

Právo vznést námitku proti zpracování

Proti zpracování, které je založeno na oprávněných zájmech správce údajů, třetí strany nebo je nezbytné pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, má klient právo kdykoli vznést námitku.

Jestliže je účelem zpracování můj oprávněný zájem a subjekt údajů vznese námitku proti tomuto zpracování, osobní údaje se dále nezpracovávají, pokud neexistují závažné oprávněné důvody pro zpracování, které převažují nad zájmy nebo právy a svobodami subjektu údajů, nebo pro uplatnění a hájení právních nároků.

Pro uplatnění Vašeho práva vznést námitku proti zpracování osobních údajů můžete využít následujícího formuláře:

Právo podat stížnost

V případě, že bude subjekt údajů jakkoli nespokojen se zpracováním svých osobních údajů prováděné správcem údajů, může ve vztahu ke zpracování jeho osobních údajů správcem údajů podat stížnost přímo jemu, nebo se obrátit na Úřad pro ochranu osobních údajů.

Právo na odvolání souhlasu

Osobní údaje nebudou dále zpracovávány, pokud subjekt údajů odvolá souhlas se zpracováním a neexistuje jiný právní důvod pro zpracování.

Právo kdykoli odvolat souhlas se zpracováním osobních údajů se neuplatní v případech, kdy osobní údaje jsou zpracovávány z důvodu plnění smlouvy uzavřené s klientem, tedy nikoliv na základě souhlasu se zpracováním.

ZDROJE DALŠÍCH INFORMACÍ

Úřad pro ochranu osobních údajů

Kontaktní údaje:

Úřad pro ochranu osobních údajů, se sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, telefon: +420 234 665 111, e-mail: posta@uoou.cz.

Více informací o právech subjektu údajů je k dispozici na internetových stránkách Úřadu pro ochranu osobních údajů. (https://www.uoou.cz/6-prava-subjektu-udaj/d-27276

PLATNOST & AKTUALIZACE ZÁSAD

Tyto zásady jsou platné a účinné od 25. 05. 2018

Tyto zásady byly aktualizovány dne 10. 4. 2019

Přejít nahoru

FORMULÁŘ ŽÁDOSTI SUBJEKTU ÚDAJŮ

PRÁVO NA PŘÍSTUP

Identifikace subjedku údajů

Specifikace žádosti o přístup

Doplňující důvody žádosti

FORMULÁŘ ŽÁDOSTI SUBJEKTU ÚDAJŮ

PRÁVO NA OPRAVU

Identifikace subjedku údajů

Specifikace žádosti o opravu

Doplňující důvody žádosti

FORMULÁŘ ŽÁDOSTI SUBJEKTU ÚDAJŮ

PRÁVO NA výmaz

Identifikace subjedku údajů

Specifikace žádosti o výmaz

Důvody žádosti:

Doplňující prohlášení

FORMULÁŘ ŽÁDOSTI SUBJEKTU ÚDAJŮ

PRÁVO NA omezení zpracování

Identifikace subjedku údajů

Specifikace žádosti o omezení zpracování

Důvody žádosti:

Doplňující prohlášení

FORMULÁŘ ŽÁDOSTI SUBJEKTU ÚDAJŮ

PRÁVO NA přenositelnost

Identifikace subjedku údajů

Specifikace žádosti o přenos

Identifikace nového správce

(vyplňte pouze v případě, že jste vybrali možnost přenosu osobních údajů novému správci)

Doplňující důvody či informace k žádosti:

FORMULÁŘ ŽÁDOSTI SUBJEKTU ÚDAJŮ

PRÁVO vznést námitku proti zpracování

Identifikace subjedku údajů

Specifikace námitky proti zpracování

Důvody žádosti: