Co znamená zpracování osobních údajů?

Zpracování osobních údajů znamená jakoukoliv operaci nebo soustavu operací s osobními údaji nebo soubory osobních údajů, jako je např. shromáždění, zaznamenání, uspořádání, uložení, přizpůsobení nebo pozměnění, vyhledání, nahlédnutí, použití, zpřístupnění přenosem, šíření nebo jakékoliv jiné zpřístupnění, seřazení, omezení, výmaz, zničení.

Jakým způsobem osobní údaje zpracovávám?

Ke zpracování osobních údajů subjektů údajů dochází zpravidla v elektronické formě prostřednictvím výpočetní techniky. Kromě toho ve výjímečných případech rovněž v listinné formě manuálním způsobem. 

Za tímto účelem mám implementovány vhodné technicko-organizační opatření k zajištění ochrany osobních údajů, které zpracovávám, zejména opatření, aby nemohlo dojít k neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k těmto osobním údajům, k jejich změně, zničení, ztrátě, neoprávněným přenosům, k jejich neoprávněnému zpracování, jakož i k jinému zneužití osobních údajů (např. šifrování, zabezpečení přístupu heslem, bezpečnostní software, uchovávání v uzamčených skříních či prostorech, přístup povolen pouze vybraným osobám, které osobní údaje nevyhnutně potřebují k plnění výše uvedených účelů zpracování). 

Veškeré osoby, kterým mohou být tyto osobní údaje zpřístupněny, respektují právo subjektů údajů na ochranu soukromí, jsou vázáni povinností mlčenlivosti a jsou povinny postupovat dle právních předpisů týkajících se ochrany osobních údajů. 

Rovněž požaduji, aby poskytovatelé mých datových úložišť splňovali příslušné standardy průmyslového zabezpečení.

Automatiozované rozhodování a profilování

U subjektů údajů nedochází v rámci zpracovávání jejich osobních údajů k automatizovanému rozhodování ani profilování.

DOBA ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Jak dlouho osobní údaje zpracovávám?

Osobní údaje zpracovávám pouze po dobu nezbytně nutnou k plnění účelu, pro který byly shromážděny nebo po dobu stanovenou příslušnými právními předpisy.

Některé údaje jsou uchovávány pouze po dobu trvání smluvního vztahu se subjektem údajů a po skončení tohoto vztahu jsou zlikvidovány (např. fotografie spolupracujících advokátů).

Další údaje jsou uchovávány i určitou dobu po skončení smluvního vztahu, a to zejména v souvislosti s dodržováním povinností vyplývajících z právních předpisů. Jedná se zejména o archivační lhůty vyplývající z příslušných právních předpisů, kdy určité dokumenty, včetně osobních údajů v nich uvedených, se musí archivovat po pevně stanovenou dobu (např. klientské spisy po dobu 5 let od ukončení poskytování právních služeb).

Některé osobní údaje či  dokumenty obsahující osobní údaje uchovávám v nezbytném rozsahu a po nezbytně nutnou dobu rovněž pro účely uplatňování a hájení svých právních nároků (oprávněných zájmů), zejména k vymáhání právních závazků, řešení vzájemných sporů atd. Zpravidla tyto údaje uchovávám po dobu trvání promlčecích lhůt podle obecně závazných právních předpisů (3 až 15 let).

Některé osobní údaje či  dokumenty obsahující osobní údaje však uchovávám dokonce na dobu neurčitou, resp. po dobu výkonu mé advokátní činnosti, a to zejména v souvislosti s plněním povinností vyplývajícíh z příslušných právních předpisů týkajících se výkonu advokacie. Jedná se zejména veškeré údaje umožňující mi vyhodnotit například potencionální střet zájmů ve smyslu ustanovení § 19 odst. 1 písm. a) zákona o advokacii (důvod pro odmítnutí poskytnutí právních služeb).

Jakmile uplyne doba, po kterou jsou osobní údaje subjektů údajů uchovávány pro konkrétní účel, osobní údaje anonymizuji či je zcela vymaži z vlastních databází a informačních systémů a papírové dokumenty obsahující osobní údaje skartuji.