STRUČNÁ ODPOVĚĎ NA HLAVNÍ OTÁZKU

Český občanský zákoník neupravuje „smlouvu o sdílení nákladů“ jako samostatný pojmenovaný smluvní typ. Strany si proto mohou vytvořit vlastní smluvní režim jako nepojmenovanou smlouvu podle § 1746 odst. 2 občanského zákoníku. Rozhodující ale není název dokumentu, nýbrž jeho skutečný obsah.

Smlouva by měla zejména určit:

• které náklady se sdílejí,
• kdo je vůči dodavateli pořizuje,
• kdo je skutečně využívá,
• podle jakého klíče se rozdělují,
• jak se náklady dokládají,
• zda se připočítává jakákoli odměna nebo režie,
• jak probíhá pravidelné vyúčtování,
• co se stane při změně rozsahu využívání.

Současně je potřeba prověřit daňový režim. Skutečnost, že jedna strana druhé účtuje pouze skutečné náklady bez marže, sama o sobě nerozhoduje o tom, zda jde o plnění podléhající DPH.

MOŽNÁ SI ŘÍKÁTE…

„Když na tom nic nevydělávám, proč bych měla řešit DPH?“

„Nemůžeme jednoduše všechny faktury rozdělit napůl?“

„Musíme mít ke každé faktuře zvláštní výpočet?“

„Může jedna firma objednat službu a potom polovinu přeúčtovat druhé?“

„Co když jsme personálně propojené společnosti?“

„Můžeme sdílet také mzdy zaměstnanců?“

„Jaký alokační klíč je správný?“

„Stačí ve smlouvě napsat, že se rozdělují skutečné náklady bez marže?“

„A co když přesnou částku známe až po skončení roku?“

Právě poslední otázka je běžná.

U řady společných nákladů není problém určit, že se mají rozdělit.

Problém je určit:

komu skutečně sloužily a v jakém poměru.

KLIENTI SE MĚ ČASTO PTAJÍ…

Může být smlouva o sdílení nákladů nepojmenovanou smlouvou?

Ano.

Občanský zákoník umožňuje stranám uzavřít také smlouvu, která není zákonem výslovně upravena jako zvláštní smluvní typ.

To ale neznamená, že stačí dokument nazvat „smlouva o sdílení nákladů“.

Nejvyšší soud zdůrazňuje, že právní režim smlouvy se posuzuje podle jejího obsahu, tedy podle skutečně sjednaných práv a povinností, nikoli jen podle názvu.

Můžeme náklady rozdělit jednoduše 50/50?

Ano, pokud takový klíč odpovídá skutečnému vztahu a strany jej chtějí použít.

Ale u některých nákladů může být 50/50 obtížně obhajitelné.

Typicky:

• jedna firma využívá 80 % kancelářské plochy,
• jedna má 25 zaměstnanců a druhá tři,
• jedna generuje většinu spotřeby konkrétní služby,
• určitý software používá jen jedna strana.

Správný alokační klíč nemusí být nejjednodušší. Měl by především rozumně odpovídat tomu, kdo z daného nákladu skutečně těží.

Když jen přeúčtuji část faktury bez marže, není to automaticky mimo DPH?

Ne.

Zákon o DPH skutečně zná situaci, kdy se určitá přijatá částka nezahrne do základu daně. Jde však o částku vynaloženou jménem a na účet jiné osoby, přičemž nesmí převýšit skutečně uhrazenou částku a plátce si z takového plnění nesmí uplatnit odpočet DPH.

To je mnohem užší situace než obecné:

„Faktura přišla mně a polovinu teď přeúčtuji druhé společnosti.“

Daňové posouzení proto závisí na skutečné konstrukci vztahu a konkrétním plnění.

Co když jsou obě společnosti součástí stejné skupiny?

Pak je potřeba vedle smlouvy myslet také na pravidla převodních cen.

U spojených osob zákon o daních z příjmů umožňuje zkoumat, zda ceny odpovídají podmínkám, které by mezi sebou sjednaly nezávislé osoby. Pokud se liší a rozdíl není uspokojivě vysvětlen, může být upraven základ daně.

To neznamená, že cost sharing mezi propojenými firmami je problematický sám o sobě.

Znamená to, že musí být ekonomicky vysvětlitelné, proč určitý náklad nese právě konkrétní společnost a proč právě v daném poměru.

Stačí smlouva, nebo musíme také uchovávat podklady?

Samotná smlouva nestačí, pokud později nelze doložit, že náklady skutečně vznikly a souvisely s činností jednotlivých stran.

Správní soudy v daňových věcech opakovaně připomínají, že samotná existence smlouvy nemusí prokázat faktické uskutečnění konkrétních služeb nebo nákladů.

Prakticky proto potřebujete také:

• faktury,
• výpočty,
• alokační podklady,
• případně evidence zaměstnanců, plochy, spotřeby nebo jiného použitého klíče.

CO ŘÍKÁ ZÁKON VS. CO SE DĚJE V PRAXI

Právně je možné sjednat si vlastní systém sdílení nákladů.

Občanský zákoník dává smluvním stranám značnou volnost a umožňuje vytvářet nepojmenované smlouvy.

V praxi ale nestačí napsat:

„Strany budou veškeré společné náklady hradit rovným dílem.“

První otázka je:

Co jsou „společné náklady“?

Nájem?

Energie?

Internet?

Úklid?

Recepce?

Marketing?

Účetnictví?

Právní služby?

Software?

Automobil?

Mzda administrativního pracovníka?

Management?

Pojištění?

Bankovní poplatky?

Pokud seznam není vymezen, začne se hranice společných nákladů vytvářet až podle toho, kdo právě vystavil fakturu.

Druhá otázka: kdo plnění skutečně pořizuje?

To je důležité smluvně i daňově.

Je rozdíl mezi situací:

A. jedna společnost zaplatí něco jménem a na účet druhé,

a situací:

B. jedna společnost nakoupí službu sama a její část následně poskytne nebo přeúčtuje druhé společnosti.

Pro účely DPH zákon s těmito situacemi nemusí zacházet stejně. Výjimka pro částky placené jménem a na účet jiné osoby je výslovně podmíněna právě tímto způsobem jednání a dalšími zákonnými podmínkami.

Třetí otázka: proč právě tento poměr?

Pokud dvě společnosti platí polovinu nájmu a každá používá polovinu prostoru, logika je zřejmá.

Pokud však jedna používá 10 kanceláří a druhá jednu, stejné dělení už působí jinak.

Proto může být vhodné mít pro různé skupiny nákladů různé alokační klíče.

Například:

Neexistuje jeden univerzální klíč.

Dobrý alokační klíč je takový, který lze racionálně vysvětlit ještě za několik let člověku, který u jeho vzniku nebyl.

Čtvrtá otázka: sdílíme náklady, nebo poskytujeme služby?

Tohle bývá hranice, která se snadno přehlédne.

Představme si mateřskou společnost, která zaměstnává:

• účetní,
• HR specialistu,
• IT technika,
• právníka.

Ti vykonávají práci také pro další společnosti ve skupině.

Je to ještě pouze „sdílení nákladů zaměstnanců“?

Nebo mateřská společnost ostatním poskytuje účetní, HR, IT nebo administrativní služby?

Název smlouvy tuto otázku nevyřeší.

Rozhoduje skutečný obsah vztahu.

NEJVĚTŠÍ RIZIKA A CHYBY

❌ Chyba: „Všechny náklady rozdělíme 50/50.“

Důsledek

Některé náklady mohou být rozděleny způsobem, který neodpovídá skutečnému užívání ani ekonomickému prospěchu.

U propojených společností může vzniknout také otázka převodních cen.

Lepší řešení

Rozdělit náklady do kategorií a každé přiřadit logický alokační klíč.

❌ Chyba: není jasné, které náklady se vůbec sdílejí

Důsledek

Jedna strana začne požadovat úhradu nákladů, se kterými druhá nepočítala.

Například:

„Nájem ano, ale proč mám platit polovinu vašeho právníka?“

Lepší řešení

Definovat:

• zahrnuté náklady,
• vyloučené náklady,
• mechanismus pro zařazení nových kategorií.

❌ Chyba: jedna strana rozhoduje o nákladu, druhá ho automaticky platí

Důsledek

Firma A uzavře novou smlouvu za 400 000 Kč ročně.

Firma B se až z prvního vyúčtování dozví, že má zaplatit polovinu.

Lepší řešení

U významnějších nákladů určit:

• rozpočet,
• limit,
• předchozí souhlas,
• případně právo odmítnout účast na konkrétním plnění.

❌ Chyba: „Je to bez marže, takže DPH neřešíme.“

Důsledek

Smluvní strany zamění ekonomickou skutečnost „nevydělávám na tom“ za daňovou otázku, zda dochází k dodání zboží nebo poskytnutí služby.

Lepší řešení

Předem určit, kdo plnění objednává, vlastním či cizím jménem a na čí účet, a podle této struktury posoudit DPH.

Zákonná výjimka pro průběžné položky se vztahuje na poměrně konkrétní situaci, nikoli automaticky na každé přeúčtování bez marže.

❌ Chyba: alokační klíč existuje pouze „v hlavě účetní“

Důsledek

Za tři roky už nikdo neví:

• proč se nájem dělil 60/40,
• proč IT 70/30,
• proč marketing 50/50.

Lepší řešení

Metodiku popsat ve smlouvě nebo její příloze.

❌ Chyba: zapomeneme na roční vyrovnání

Strany platí měsíční zálohy podle rozpočtu.

Skutečné náklady jsou ale jiné.

Důsledek

Po roce není jasné:

• kdo komu něco doplácí,
• kdy musí být vyúčtování provedeno,
• jak lze výpočet zkontrolovat.

Lepší řešení

Nastavit průběžné zálohy + konečné pravidelné vyúčtování.

❌ Chyba: smlouva dovoluje jednu věc, základní smlouva jinou

Typicky sdílená kancelář.

Jedna firma má nájemní smlouvu a druhé umožní prostory využívat.

Jenže smlouva s pronajímatelem může omezovat:

• podnájem,
• přenechání prostor třetím osobám,
• způsob užívání,
• počet uživatelů.

Důsledek

Cost-sharing agreement nevyřeší problém s právem prostory používat.

Smlouva o sdílení nákladů nemůže vytvořit právo, které hlavní smluvní strana sama nemá nebo nesmí předat dál.

JAK POSTUPOVAT – REALITA, NE IDEÁL

Nezačínala bych větou:

„Strany budou sdílet náklady.“

Začala bych mapou skutečného fungování.

1. Co strany společně používají?

Sepište jednotlivé oblasti:

• prostory,
• energie,
• software,
• zaměstnance,
• vozidla,
• marketing,
• administrativu,
• externí dodavatele,
• infrastrukturu.

U každé položky může být právní situace jiná.

2. Kdo má smlouvu s externím dodavatelem?

Například internet.

Smlouvu má společnost A.

Fakturu dostává A.

Platí ji A.

Společnost B internet také používá.

To je jiná konstrukce než situace, kdy A pouze technicky zaplatila fakturu vystavenou přímo na B.

3. Komu služba skutečně slouží?

To je základ pro vhodný alokační klíč.

Pokud jsou výhody z plnění objektivně stejné, může fungovat 50/50.

Pokud nejsou, může být vhodnější:

• plocha,
• počet zaměstnanců,
• počet uživatelů,
• počet licencí,
• čas,
• obrat,
• počet transakcí,
• skutečná spotřeba,
• konkrétní využití.

4. Kdo může o společném nákladu rozhodnout?

Drobné náklady může jedna strana objednávat samostatně.

U větších může být potřeba souhlas obou.

Například:

do 10 000 Kč měsíčně → správce samostatně

nad 10 000 Kč → předchozí schválení oběma stranami

Mechanismus závisí na konkrétním vztahu.

5. Jak bude probíhat vyúčtování?

Smlouva by měla odpovědět minimálně na:

• periodicitu,
• podklady,
• termín vyúčtování,
• splatnost,
• možnost kontroly,
• reklamaci výpočtu,
• opravu chyb.

6. Co se stane, když se využití změní?

Firma B najme dalších 20 zaměstnanců.

Má dál platit 20 % internetu, kanceláře a recepce?

Možná ne.

Proto může být vhodná:

• pravidelná revize alokačních klíčů,
• automatická změna podle objektivních údajů,
• mimořádná revize při významné změně provozu.

7. Nakonec zkontrolujte daňovou a účetní logiku

Až je jasné, co se ve skutečnosti děje, lze správně řešit:

• DPH,
• daňové náklady,
• převodní ceny,
• daňové doklady,
• účetní zachycení.

Daňový režim by neměl určovat realitu smlouvy. Měl by správně zachytit realitu, kterou jste si skutečně nastavili.

PŘÍKLADY Z PRAXE

Následující příklady jsou modelové.

👉 Dvě firmy v jedné kanceláři

Společnost A má pronajatých 200 m².

Společnost B fakticky používá 40 m².

Strany ale všechny náklady dělí napůl.

U nájmu může být přirozenější dělení podle prostoru.

U internetu může být rozumný jiný klíč.

U úklidu zase kombinace plochy a intenzity využití.

Jedna smlouva nemusí znamenat jeden alokační klíč pro všechny náklady.

👉 Jedna firma koupí software pro celou skupinu

Společnost A koupí 100 licencí.

A používá 20.

B používá 50.

C používá 30.

Rozdělení ceny:

33/33/34

je administrativně jednoduché.

Rozdělení:

20/50/30

ale mnohem lépe odpovídá skutečnému využití.

Pokud se počet uživatelů pravidelně mění, smlouva může stanovit automatický přepočet.

👉 „Sdílíme účetní“

Účetní je zaměstnankyní společnosti A.

Přibližně polovinu času ale vede agendu společnosti B.

Strany smlouvu nazvou:

„Dohoda o sdílení mzdových nákladů.“

To samo o sobě ještě neodpovídá na otázku, co společnost A společnosti B ve skutečnosti poskytuje.

Je potřeba posoudit:

• faktické uspořádání,
• pracovněprávní vztahy,
• obsah poskytované činnosti,
• daňový režim.

👉 „Prostě to jednou ročně dopočítáme“

Skupina společností průběžně platí společné IT, marketing, právní služby a administrativu.

Na konci roku mateřská společnost vystaví ostatním jednu vysokou částku:

„Podíl na nákladech za rok 2026.“

Bez přehledu.

Bez alokačního klíče.

Bez rozpisu.

V tu chvíli není problém pouze smluvní.

Vzniká i důkazní otázka:

Co konkrétně druhá společnost dostala a proč má právě tuto částku nést?

Samotná smlouva přitom nemusí při daňové kontrole postačovat k doložení skutečného plnění.

PROČ OPATRNĚ S „UDĚLÁM SI TO SÁM“

Smlouva o sdílení nákladů může na první pohled vypadat velmi jednoduše.

Například:

Společnost A hradí společné náklady a společnost B jí uhradí 50 %.

Takovou větu zvládne vytvořit vzor i generativní AI během několika sekund.

Jenže neví:

• které náklady jsou skutečně společné,
• kdo je právně pořizuje,
• kdo je příjemcem služby,
• zda je lze přenést na další osobu,
• zda potřebujete souhlas třetí strany,
• jaký alokační klíč odpovídá realitě,
• zda má být různý pro jednotlivé náklady,
• zda jedna strana ve skutečnosti poskytuje druhé službu,
• zda je součástí úhrady interní práce,
• zda jsou společnosti propojené,
• jak řešit DPH,
• zda je potřeba řešit převodní ceny,
• jak prokázat faktické využití plnění,
• co se stane při změně poměrů.

AI může dobře navrhnout obecnou strukturu.

Nemůže ale sama zjistit, co se mezi dvěma konkrétními společnostmi ekonomicky a právně skutečně děje, pokud jí tuto realitu nikdo správně nepopíše.

A právě na právní kvalifikaci této reality často stojí celý výsledek.

DOPORUČENÍ ADVOKÁTKY + CHECKLIST

Před podpisem bych si položila jednu hlavní otázku:

Dokážu u každé významné položky vysvětlit, proč ji tato strana platí právě v této výši?

Pokud ne, smluvní mechanismus ještě není hotový.

Checklist

• 
  

  Je jasně popsán účel smlouvy.

• 
  

  Jsou určeny kategorie sdílených nákladů.

• 
  

  Jsou určeny náklady, které se nesdílejí.

• 
  

  Je jasné, kdo uzavírá smlouvy s dodavateli.

• 
  

  Je jasné, kdo je skutečným příjemcem jednotlivých plnění.

• 
  

  Je ověřeno, zda základní smlouvy dovolují plnění dále sdílet.

• 
  

  Každá kategorie nákladů má vhodný alokační klíč.

• 
  

  Je popsán způsob výpočtu.

• 
  

  Jsou stanoveny podklady k vyúčtování.

• 
  

  Druhá strana má možnost výpočet zkontrolovat.

• 
  

  Je nastaven termín pravidelného vyúčtování.

• 
  

  Je řešena možnost zálohových plateb.

• 
  

  Je upraveno konečné vyrovnání.

• 
  

  Je stanoven mechanismus změny alokačního klíče.

• 
  

  Významné nové náklady vyžadují odpovídající schválení.

• 
  

  Je zkontrolován režim DPH.

• 
  

  Je zkontrolováno účetní zachycení.

• 
  

  U propojených osob jsou prověřeny převodní ceny.

• 
  

  Existují podklady pro budoucí doložení nákladů.

• 
  

  Je upraveno ukončení sdílení nákladů.

FAQ

Co je smlouva o sdílení nákladů?

Jde zpravidla o smluvní ujednání, kterým si dvě nebo více osob nastaví, jak budou mezi sebou rozdělovat náklady na společně využívané služby, majetek nebo činnosti.

Občanský zákoník ji neupravuje jako samostatný pojmenovaný smluvní typ. Podle konkrétního obsahu může jít o nepojmenovanou smlouvu nebo může vztah současně vykazovat znaky jiného zákonného smluvního typu.

Je přeúčtování nákladů bez marže automaticky bez DPH?

Ne.

To, že druhá strana hradí pouze skutečné náklady bez přirážky, samo o sobě nerozhoduje o režimu DPH.

Zákon obsahuje zvláštní pravidlo pro částky vynaložené jménem a na účet jiné osoby, ale stanoví pro něj konkrétní podmínky.

Musí mít všechny náklady stejný poměr rozdělení?

Ne.

Naopak může být vhodnější použít různé alokační klíče podle povahy konkrétního nákladu.

Nájem lze například rozdělovat podle plochy a software podle počtu uživatelů.

Může se smlouva použít mezi propojenými společnostmi?

Ano.

U spojených osob je ale potřeba počítat také s pravidly převodních cen.

Podmínky nastavené mezi propojenými společnostmi mohou být pro daňové účely porovnávány s podmínkami mezi nezávislými subjekty.

Můžeme sdílet náklady na společné zaměstnance?

Takové uspořádání vyžaduje větší opatrnost.

Je potřeba zjistit, zda skutečně pouze rozdělujete určité náklady, nebo jedna společnost druhé poskytuje službu či pracovní kapacitu. Vedle daní mohou vzniknout také pracovněprávní otázky.

Samotné označení „sdílení mzdových nákladů“ právní povahu vztahu neurčuje.

Může smlouva obsahovat pouze procenta?

Technicky může být velmi stručná, ale samotné procento obvykle nestačí.

Potřebujete vědět minimálně:

• z čeho se procento počítá,
• které náklady vstupují do základu,
• jak jsou doloženy,
• kdy se vyúčtují,
• kdy se poměr mění.

Musí být smlouva o sdílení nákladů písemná?

U běžné nepojmenované smlouvy zákon obecně nestanoví zvláštní písemnou formu pouze proto, že se týká sdílení nákladů.

Písemná smlouva je ale prakticky velmi důležitá právě kvůli dokazování rozsahu nákladů, alokačních klíčů, schvalování a vyúčtování.

Je sdílení nákladů totéž jako přeúčtování?

Ne nutně.

Sdílení nákladů popisuje ekonomické uspořádání mezi stranami.

Přeúčtování bývá způsob, jak se konkrétní částka následně mezi stranami finančně zachytí.

Daňové a právní posouzení ale musí vycházet ze skutečného obsahu vztahu, nikoli pouze z označení účetního dokladu.