STRUČNÁ ODPOVĚĎ NA HLAVNÍ OTÁZKU

Smlouva o správě nemovitosti není v občanském zákoníku upravena jako jeden samostatný univerzální smluvní typ. Podle skutečného obsahu vztahu se může uplatnit zejména úprava příkazu, zastoupení a také obecná pravidla správy cizího majetku. Občanský zákoník považuje za správce cizího majetku osobu, které byla svěřena správa majetku, jenž jí nepatří, ve prospěch jiné osoby; zákon zároveň rozlišuje prostou a plnou správu.

U nemovitostí je proto potřeba ve smlouvě přesně určit zejména:

• kterou nemovitost správce spravuje,
• jaké činnosti vykonává,
• jaké smlouvy smí uzavírat,
• do jakých finančních limitů může rozhodovat sám,
• jak nakládá s nájemným a dalšími penězi,
• jaké informace a doklady musí vlastníkovi předávat,
• za co odpovídá,
• jak správa skončí a co musí při ukončení předat.

Nejdůležitější otázka není, zda správce „spravuje nemovitost“, ale jak daleko jeho oprávnění sahá.

MOŽNÁ SI ŘÍKÁTE…

„Nemůže správce prostě řešit všechno místo mě?“

„Když mu dám plnou moc, potřebujeme ještě podrobnou smlouvu?“

„Může správce podepisovat nájemní smlouvy mým jménem?“

„Může si sám vybrat řemeslníka?“

„Co když nastane havárie a nemůže mě zastihnout?“

„Může přijímat nájemné?“

„Kdo drží kauci nájemce?“

„Jak poznám, že mi správce skutečně účtuje jen náklady, které vznikly?“

„Je správa investičního bytu totéž jako správa domu pro SVJ?“

Není.

A právě směšování těchto situací vytváří řadu zbytečných problémů.

KLIENTI SE MĚ ČASTO PTAJÍ…

Je smlouva o správě nemovitosti příkazní smlouva?

Velmi často bude mít příkazní charakter.

U příkazu se příkazník zavazuje obstarat záležitost příkazce. Nejvyšší soud přitom příkaz charakterizuje jako závazek směřující především k řádné činnosti a vynaložení odpovídajícího úsilí, nikoli automaticky k zaručení určitého výsledku.

Správce se tedy může zavázat například:

• komunikovat s nájemci,
• objednávat servis,
• kontrolovat stav nemovitosti,
• zajišťovat revize,
• obstarávat vyúčtování,
• řešit provozní problémy.

Konkrétní smlouva ale může obsahovat i další prvky a je potřeba posuzovat její skutečný obsah.

Může správce jednat přímo za vlastníka?

Ano, pokud k tomu má odpovídající oprávnění.

Je však potřeba odlišit dvě věci:

smlouva o správě určuje, co je správce vůči vlastníkovi povinen nebo oprávněn dělat,

zatímco

plná moc řeší, v jakém rozsahu může navenek právně jednat jménem vlastníka.

Proto samotná věta ve smlouvě:

„Správce zastupuje vlastníka ve všech záležitostech souvisejících s nemovitostí“

nemusí být dostatečně bezpečná ani pro jednu stranu.

Může správce bez souhlasu objednávat opravy?

Může, pokud mu to smlouva umožňuje.

Praktické je rozlišit například:

běžnou údržbu

správce rozhoduje samostatně,

větší opravy

správce předkládá nabídky a čeká na souhlas vlastníka,

havárie

správce smí bez předchozího souhlasu udělat nezbytné kroky k zabránění další škodě.

Zákonná pravidla prosté správy cizího majetku ostatně vycházejí z péče nutné k zachování spravovaného majetku.

Může správce vybírat nájemné?

Ano, pokud je takto smlouva a případné zastoupení nastaveno.

Pak je ale potřeba odpovědět na další otázky:

• na jaký účet se nájemné platí,
• komu účet patří,
• kdy musí správce peníze převést vlastníkovi,
• co smí z inkasovaných částek odečíst,
• zda může započíst svou odměnu,
• jak se evidují nedoplatky,
• kdo vymáhá dlužné nájemné.

U peněz bych nenechávala mechanismus na větě:

„Správce inkasuje platby související s nemovitostí.“

Může správce sám uzavírat nájemní smlouvy?

Pokud jej k tomu vlastník oprávní, ano.

Ale pak je potřeba smluvně řešit například:

• kdo stanovuje nájemné,
• minimální nájemné,
• dobu nájmu,
• kauci,
• domácí zvířata,
• podnájem,
• počet osob,
• obchodní podmínky u nebytových prostor,
• možnost slev,
• možnost ukončení nájmu.

Správce může mít oprávnění nájemce administrativně vybrat, ale ne například právo pronajmout byt komukoli za jakoukoli cenu.

Je správa nemovitosti totéž jako realitní zprostředkování?

Ne.

Správa a základní údržba nemovitostí pro třetí osoby spadá mezi činnosti, které mohou být vykonávány v rámci příslušného oboru volné živnosti. Samotné realitní zprostředkování však bylo z tohoto oboru vyňato a má vlastní regulaci.

Správce proto nemusí automaticky získat oprávnění vykonávat každou činnost spojenou s pronájmem nebo prodejem jen proto, že „spravuje nemovitost“.

CO ŘÍKÁ ZÁKON VS. CO SE DĚJE V PRAXI

Zákon pracuje obecně s několika relevantními instituty.

Jedním je příkaz.

Druhým jsou pravidla správy cizího majetku.

V praxi ale klient obvykle nepřichází s požadavkem:

„Potřebuji kombinaci příkazu a správy cizího majetku.“

Řekne:

„Mám tři byty a nechci se o ně starat.“

A právě tuto větu je potřeba převést do konkrétních kompetencí.

Správa může znamenat pouze technický servis

Správce:

• kontroluje stav nemovitosti,
• hlásí závady,
• objednává drobné opravy,
• hlídá revize,
• komunikuje s dodavateli.

Do nájemních vztahů vůbec nevstupuje.

Nebo kompletní správu pronájmu

Správce:

• komunikuje s nájemci,
• předává byt,
• řeší závady,
• inkasuje platby,
• vede přehled dluhů,
• zajišťuje vyúčtování,
• připravuje prodloužení nájmů.

Nebo téměř kompletní provoz investiční nemovitosti

Správce může mít na starosti:

• desítky nájemních smluv,
• dodavatele,
• opravy,
• rozpočet,
• pojištění,
• služby,
• pohledávky,
• dokumentaci,
• pravidelný reporting.

To už je úplně jiný rozsah odpovědnosti.

Čím širší je správa, tím méně může smlouva fungovat jako jednoduchý seznam činností. Potřebuje rozhodovací a kontrolní mechanismus.

NEJVĚTŠÍ RIZIKA A CHYBY

❌ Chyba: předmět smlouvy zní jen „komplexní správa nemovitosti“

Důsledek

Každá strana si pod pojmem komplexní správa představuje něco jiného.

Vlastník očekává, že správce vyřeší vše.

Správce předpokládá, že větší rozhodnutí bude vlastník schvalovat.

Lepší řešení

Rozdělit správu například na:

• technickou,
• administrativní,
• nájemní,
• finanční,
• právní či smluvní agendu.

A u každé určit konkrétní pravomoci.

❌ Chyba: žádné finanční limity

Správce může „zajišťovat opravy“.

Objedná opravu za 180 000 Kč.

Vlastník očekával maximálně drobné zásahy.

Důsledek

Vznikne spor, zda správce překročil oprávnění a kdo má náklad nést.

Lepší řešení

Například:

• do 5 000 Kč → správce samostatně,
• 5 000–30 000 Kč → předchozí elektronické schválení,
• nad 30 000 Kč → písemný souhlas vlastníka,
• havárie → nezbytný zásah bez limitu v rozsahu nutném k zabránění škodě.

Konkrétní částky musí samozřejmě odpovídat nemovitosti.

❌ Chyba: žádné pravidlo pro havárie

Praskne voda.

Vlastník je na dovolené.

Správce má ve smlouvě napsáno, že každou opravu nad 10 000 Kč musí předem schválit.

Důsledek

Správce buď nejedná a škoda roste, nebo jedná a formálně překročí smluvní limit.

Lepší řešení

Samostatná havarijní pravomoc s povinností:

• minimalizovat škodu,
• vlastníka bezodkladně informovat,
• doložit náklady a postup.

❌ Chyba: správce vybírá peníze, ale smlouva neřeší jejich režim

Důsledek

Není jasné:

• zda jde o peníze vlastníka,
• kdy se převádějí,
• co lze odečíst,
• kdo kontroluje pohyby,
• kde jsou vedeny kauce.

Lepší řešení

Samostatně upravit peněžní toky a reporting.

❌ Chyba: odměna správce je „10 % z příjmů“, ale není jasné z jakých

Z nájemného?

I ze záloh na služby?

Z přijaté kauce?

Z pojistného plnění?

Z mimořádné náhrady škody?

Důsledek

Procento je přesné, ale základ pro jeho výpočet nikoli.

Lepší řešení

Definovat přesně, co se do základu odměny počítá a co ne.

❌ Chyba: náklady správce nejsou odděleny od jeho odměny

Správce dostává paušál.

Současně objednává dodavatele, cestuje, zajišťuje techniky a provádí další úkony.

Důsledek

Začne spor:

„Tohle už mělo být v paušálu.“

Lepší řešení

Rozlišit:

• odměnu,
• náhradu nákladů,
• externí služby,
• mimořádné práce.

❌ Chyba: správce nemá reportingovou povinnost

Vlastník několik měsíců dostává pouze jednu částku na účet.

Pak zjistí:

• dva nájemci dluží,
• jedna smlouva skončila,
• oprava nebyla provedena,
• pojišťovna odmítla plnění.

Lepší řešení

Pravidelný report s jasně definovaným obsahem.

❌ Chyba: není jasné, kdo kontroluje dodavatele

Správce objedná firmu.

Firma práci provede špatně.

Správce pouze předá fakturu vlastníkovi.

Důsledek

Není jasné, zda měl správce:

• pouze objednat službu,
• nebo také převzít práci,
• zkontrolovat její kvalitu,
• reklamovat vady.

„Zajistit opravu“ může znamenat velmi rozdílný rozsah povinností.

JAK POSTUPOVAT – REALITA, NE IDEÁL

1. Nejprve určete, co má správce skutečně převzít

Nezačínala bych vzorem smlouvy.

Začínala bych tabulkou:

U konkrétní nemovitosti bude tabulka samozřejmě jiná.

Ale právě tak se rychle ukáže, co vlastník pod pojmem „správa“ skutečně myslí.

2. Oddělte rozhodování od provádění

Tohle je zásadní.

Správce může být oprávněn:

obstarat tři nabídky na opravu střechy,

ale vlastník:

vybere nabídku a schválí investici.

Nebo správce může mít právo rozhodnout sám do určité částky.

Smlouva by měla přesně rozlišovat:

správce něco navrhne → vlastník rozhodne → správce rozhodnutí realizuje.

A kde tento mezikrok není potřeba.

3. Nastavte finanční limity

Mají být realistické.

Jiný limit potřebuje jeden pronajímaný byt.

Jiný činžovní dům.

Jiný kancelářský komplex.

Dobrý systém obvykle kombinuje:

• provozní limit,
• investiční limit,
• havarijní režim.

4. Vyřešte nájemce

Pokud je součástí správy pronájem, smlouva musí určit:

• kdo hledá nájemce,
• kdo prověřuje zájemce,
• kdo stanoví nájemné,
• kdo schválí nájemce,
• kdo podepíše smlouvu,
• kdo předává nemovitost,
• kdo řeší kauci,
• kdo kontroluje platby,
• kdo řeší prodlení,
• kdo rozhoduje o výpovědi.

5. Vyřešte peníze

Je potřeba vědět:

• kam chodí nájemné,
• kam chodí zálohy,
• kde jsou kauce,
• kdo hradí dodavatele,
• zda správce může provádět platby přímo,
• jaké má limity,
• kdy převádí zůstatek vlastníkovi,
• jak se vše dokládá.

6. Vyřešte dodavatele

Správce může:

• pouze doporučit dodavatele,
• objednat jej jménem vlastníka,
• uzavřít smlouvu vlastním jménem na účet vlastníka,
• nebo mít určité služby zahrnuté přímo ve své ceně.

To není totéž.

Smlouva musí odpovídat skutečnému modelu.

7. Nastavte reporting

Například měsíčně:

• přijaté nájemné,
• nedoplatky,
• výdaje,
• objednané opravy,
• incidenty,
• stav nájemních smluv,
• plánované významnější náklady.

U větší nemovitosti může být reporting podstatně podrobnější.

8. Myslete na ukončení už při podpisu

Po několika letech může mít správce:

• klíče,
• přístupové kódy,
• smlouvy,
• technickou dokumentaci,
• seznam dodavatelů,
• data nájemců,
• účetní podklady,
• kauce,
• nevyřízené reklamace,
• probíhající opravy.

Proto má smlouva říct:

co přesně musí správce při skončení předat a v jaké lhůtě.

PŘÍKLADY Z PRAXE

Následující příklady jsou modelové.

👉 „Správce může provádět běžnou údržbu“

Správce zjistí, že je potřeba vyměnit kotel.

Cena je 120 000 Kč.

Považuje to za běžnou technickou údržbu a objedná nový.

Vlastník chtěl nejdříve porovnat:

• opravu,
• nový kotel,
• jiné vytápění.

Problém nevznikl proto, že by smlouva nemluvila o opravách.

Vznikl proto, že nikdo neurčil hranici mezi provozní správou a investičním rozhodnutím.

👉 Správce vybere „dobrého nájemce“

Správce najde zájemce o byt.

Podepíše s ním nájem na pět let za 18 000 Kč měsíčně.

Vlastník mezitím počítal s krátkodobější smlouvou a nájemným 23 000 Kč.

Správce argumentuje:

„Měl jsem nemovitost kompletně spravovat.“

Vlastník:

„Nikdy jsem vám nedal právo rozhodnout o ceně a pěti letech.“

Opět nejde především o to, kdo má intuitivně pravdu.

Jde o to, co mu smlouva skutečně svěřila.

👉 Havárie v sobotu večer

Praskne potrubí.

Správce nechá okamžitě zasáhnout havarijní službu a objedná práce za 45 000 Kč.

Vlastník později namítne, že limit bez schválení byl 10 000 Kč.

Tady smlouva potřebuje zvláštní pravidlo.

Havárie není běžná oprava s vyšší cenou. Je to situace, kdy odklad rozhodnutí může způsobit další škodu.

👉 Vlastník netuší, že nájemce už tři měsíce neplatí

Správce má „zajišťovat správu nájemních vztahů“.

Nájemce přestane platit.

Správce posílá upomínky, ale vlastníka o situaci neinformuje.

Po třech měsících je dluh výrazný.

Smlouva měla určit:

• kdy se prodlení reportuje,
• kdo posílá výzvy,
• kdo rozhoduje o právním vymáhání,
• kdo rozhoduje o ukončení nájmu.

PROČ OPATRNĚ S „UDĚLÁM SI TO SÁM“

Generický vzor obvykle zvládne napsat:

Správce se zavazuje zajišťovat řádnou správu nemovitosti, její údržbu, komunikaci s nájemci a související administrativu.

To zní rozumně.

Ale neříká:

• co správce rozhoduje sám,
• co pouze připravuje,
• kolik smí utratit,
• kdy může uzavřít smlouvu,
• zda může měnit dodavatele,
• kdo stanovuje nájemné,
• kdo rozhodne o novém nájemci,
• kdo drží peníze,
• kdy musí správce reportovat problém,
• co se stane při havárii,
• jak dokládá své výdaje,
• co musí odevzdat při skončení.

AI může vytvořit kvalitní seznam obvyklých činností správce.

Ale pokud nezná konkrétní nemovitost a obchodní model vlastníka, nepozná například, zda má být správce:

administrátor, property manager, zmocněnec, správce nájmů, technický koordinátor – nebo prakticky provozní ředitel celé nemovitosti.

A právě od toho se musí odvíjet smlouva.

DOPORUČENÍ ADVOKÁTKY + CHECKLIST

U smlouvy o správě nemovitosti bych použila jeden základní test:

Kdyby vlastník na měsíc odjel a nebyl dostupný, dokážu ze smlouvy určit, co správce může udělat sám a na co musí počkat?

Pokud ne, pravomoci nejsou nastavené dostatečně přesně.

Checklist

• Nemovitost je přesně identifikována.

• Je určen účel a rozsah správy.

• Je popsána technická správa.

• Je popsána administrativní správa.

• Je případně upravena správa nájemních vztahů.

• Je jasné, co správce rozhoduje samostatně.

• Je jasné, co vyžaduje souhlas vlastníka.

• Jsou nastaveny finanční limity.

• Existuje zvláštní režim pro havárie.

• Je určeno, kdo uzavírá smlouvy s dodavateli.

• Je upravena kontrola práce dodavatelů.

• Je vyřešeno zastupování vlastníka.

• Je případně udělena odpovídající plná moc.

• Je určeno, kdo uzavírá nájemní smlouvy.

• Je stanoveno, kdo rozhoduje o nájemném.

• Je vyřešeno inkaso nájemného.

• Je vyřešen režim kaucí.

• Je upraveno vymáhání pohledávek.

• Je upravena práce s bankovními účty.

• Je stanovena odměna správce.

• Je odlišena od náhrad nákladů.

• Je stanovena reportingová povinnost.

• Je upraven přístup vlastníka k dokumentům.

• Je řešena odpovědnost správce.

• Je řešena důvěrnost a práce s údaji nájemců.

• Je upraveno ukončení správy.

• Je přesně určeno, co musí správce při skončení předat.

FAQ

Co je smlouva o správě nemovitosti?

Je to smlouva, kterou vlastník svěří jiné osobě určité činnosti spojené se správou své nemovitosti.

Podle konkrétního obsahu může mít zejména charakter příkazního vztahu a mohou se uplatnit také pravidla správy cizího majetku.

Neexistuje ale jedna univerzální zákonná „smlouva o správě nemovitosti“ s předem daným obsahem.

Co všechno může správce nemovitosti dělat?

Podle smlouvy například:

• řešit provoz a údržbu,
• komunikovat s nájemci,
• objednávat dodavatele,
• kontrolovat revize,
• vybírat platby,
• zajišťovat vyúčtování,
• vést dokumentaci,
• připravovat nebo uzavírat smlouvy.

Rozsah není automatický. Musí být nastaven smluvně.

Potřebuje správce plnou moc?

Pokud má právně jednat jménem vlastníka vůči třetím osobám, je potřeba správně nastavit také jeho zástupčí oprávnění.

Smlouva o správě a plná moc přitom plní různé funkce a často je vhodné mít obě.

Může správce bez souhlasu vlastníka objednat opravu?

Pokud mu takovou pravomoc smlouva dává, ano.

Praktické je stanovit finanční limit a zvláštní výjimku pro havárie, kdy je potřeba jednat okamžitě.

Může správce uzavřít nájemní smlouvu?

Pokud je k tomu oprávněn, ano.

Smlouva by ale měla určit také mantinely – například minimální nájemné, maximální dobu nájmu a další podmínky, které správce nesmí bez souhlasu vlastníka změnit.

Může správce přijímat nájemné?

Ano, pokud je tak správní model nastaven.

Je však potřeba přesně určit účet, evidenci, termíny převodu a pravidla pro odečítání nákladů nebo odměny.

Je správce odpovědný za každou poruchu nemovitosti?

Ne.

Správce zpravidla neodpovídá jen proto, že se na nemovitosti něco pokazilo.

Je ale potřeba posoudit, zda porušil svou povinnost – například zanedbal kontrolu, neobjednal povinnou revizi, neinformoval vlastníka nebo nereagoval na oznámenou závadu.

Je smlouva se správcem investičního bytu totéž jako smlouva o správě domu pro SVJ?

Ne.

Správa domu a pozemku v režimu bytového spoluvlastnictví má vlastní zákonný rámec. Je-li založeno SVJ, osobou odpovědnou za správu domu a pozemku je právě společenství vlastníků; může si však pro některé činnosti sjednat externího správce.

Externí správce tedy automaticky nenahrazuje SVJ ani jeho orgány.